1. Оператор и область действия
Оператор персональных данных — индивидуальный предприниматель Холкин Егор Юрьевич, ИНН 221003673371, ОГРНИП 326860000058640 (далее — Оператор).
Электронная почта по вопросам персональных данных: info@holkins.ru.
Политика применяется к посетителям сайта holkins.ru, включая www.holkins.ru, пользователям консультанта Holkins AI и лицам, которые обращаются к Оператору по поводу услуг через форму, электронную почту или указанные на сайте каналы связи. К ним относятся потенциальные заказчики и представители организаций.
Политика описывает обработку данных при консультации и приёме заказов. Обработка документов, которые впоследствии понадобятся для исполнения договора, расчётов и выполнения требований закона, определяется соответствующими основаниями и сроками отдельно.
Политика подготовлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Ознакомление с ней само по себе не заменяет согласие, если для конкретной обработки требуется согласие.
2. Какие данные обрабатываются и для чего
Обработка обращений и заказов. Оператор использует указанное пользователем имя, выбранный контакт (телефон, электронную почту, имя пользователя в Telegram или ссылку на профиль MAX), содержание вопроса, описание задачи, переписку и сведения о статусе заявки. Эти данные нужны, чтобы ответить, уточнить задачу, подготовить предложение и связаться по заказу. Имя в форме необязательно; для обратной связи достаточно одного доступного контакта.
Работа и защита сайта. Обрабатываются идентификатор сессии, IP-адрес и его техническое представление, сведения о браузере и устройстве, время запросов, данные об ошибках и действиях в сервисе. Они нужны для сохранения беседы, предотвращения злоупотреблений, диагностики сбоев и обеспечения доставки заявки.
Статистика сайта. Сервис Яндекс Метрика обрабатывает идентификаторы cookie, технические сведения об устройстве и браузере, посещённых страницах, источниках переходов и действиях на сайте. Цель — оценить работу сайта и удобство обращения за услугами. Это отдельная вспомогательная цель; контактные данные не используются Оператором для рекламных рассылок.
В свободном сообщении следует указывать только сведения, необходимые для обращения. Оператор не запрашивает через консультанта паспортные и платёжные документы, сведения о здоровье и другие специальные категории данных, а также биометрические данные для установления личности. Не направляйте пароли и данные других людей без законного основания.
3. Правовые основания
Для консультации и обработки добровольно предоставленных сведений основанием служит согласие пользователя в случаях, когда отсутствует другое предусмотренное законом основание (пункт 1 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ). Согласие оформляется отдельно от иных подтверждаемых пользователем документов.
Если человек обращается для заключения договора с ним, необходимые для этого действия выполняются на основании пункта 5 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. Это основание распространяется только на данные, необходимые для подготовки такого договора.
Минимально необходимая техническая обработка для защиты и устойчивой работы сайта осуществляется в законных интересах Оператора при условии соблюдения прав пользователя (пункт 7 части 1 статьи 6). Обработка, прямо необходимая для выполнения обязанностей по закону, осуществляется на основании пункта 2 части 1 статьи 6. Аналитическая обработка, требующая согласия, допускается на основании отдельного согласия.
4. Как обрабатываются обращения
Оператор получает сведения непосредственно от пользователя. Обработка может выполняться автоматически и вручную и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа в необходимых случаях, блокирование, удаление и уничтожение. Обезличивание применяется, когда оно позволяет достичь цели без сохранения связи с человеком.
При отправке сообщения консультанту его содержание обрабатывается для подготовки ответа. На сервере сохраняются переписка, краткое описание задачи и черновик заявки. Они помогают продолжать консультацию без повторного ввода уже сообщённых сведений. Черновик заявки можно проверить и отредактировать.
Отправка заявки на рассмотрение Оператору выполняется после её предпросмотра и явного подтверждения пользователем. Переписка обрабатывается уже во время общения, независимо от того, будет ли впоследствии отправлена заявка.
Автоматические ответы консультанта не являются решением о заключении договора. Условия заказа согласовываются с Оператором. Решения, порождающие юридические последствия для пользователя или иным образом затрагивающие его права, исключительно на основании автоматической обработки в рамках консультанта не принимаются.
5. Доступ и привлекаемые сервисы
Обращения рассматривает лично Оператор. Для работы сайта и обработки заявок используются услуги хостинга, электронной почты, связи, технической обработки обращений и веб-аналитики. Таким сервисам предоставляются сведения в объёме, необходимом для соответствующей функции, при наличии надлежащего правового основания.
Серверную инфраструктуру предоставляет ООО «АЙТИ БАЗИС» (ИНН 9719026854, ОГРН 1227700345905). Для статистики используется Яндекс Метрика. Ответ пользователю направляется по согласованному каналу связи. Техническая обработка текста обращения может выполняться с привлечением внешних сервисов.
При поручении обработки применяются требования части 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ, в том числе к договору, конфиденциальности и защите данных. Оператор сохраняет ответственность перед пользователем за обработку по его поручению. Сведения о привлекаемых лицах и обработке относящихся к пользователю данных можно запросить по адресу info@holkins.ru.
Данные не размещаются Оператором в открытом доступе и не продаются. Предоставление государственным органам допускается при наличии предусмотренного законом основания. При самостоятельном переходе пользователя в сторонний сервис также применяются правила этого сервиса.
6. Cookie и статистика посещений
Технические cookie поддерживают сессию консультанта и устанавливаются на 24 часа; срок обновляется при восстановлении сессии. Неотправленный текст формы может временно сохраняться в хранилище вкладки браузера. Удаление cookie или данных сайта может прервать доступ к прежней сессии, но само по себе не удаляет сведения, уже сохранённые на сервере.
На сайте подключена Яндекс Метрика. Настроенные события статистики не включают значения полей заявки; они фиксируют, например, переход к контактам и факт отправки заявки.
Cookie Метрики имеют разные сроки действия: например, идентификатор _ym_uid сохраняется до одного года. Перечень файлов и их сроки приведены в документации сервиса: https://yandex.ru/support/metrica/ru/general/cookie-usage. Эти сроки относятся к файлам браузера, а не к сроку хранения переписки с консультантом.
Пользователь может удалить или ограничить cookie средствами браузера, а также использовать средство отказа от сбора данных Яндекс Метрики. Ограничение аналитики не препятствует обращению по электронной почте. Условия сервиса: https://yandex.ru/legal/metrica_termsofuse/ru/.
7. Сроки хранения и удаление
Сведения об обращении хранятся, пока необходимы для его рассмотрения и обратной связи. Предельный срок хранения переписки, описания задачи и заявки в архиве консультанта — 180 дней с последней активности в соответствующей беседе. Если цель достигнута раньше или основания для обработки прекратились, применяется более ранний срок прекращения обработки и удаления, установленный законом.
Резервные копии архива консультанта предназначены для восстановления после сбоев и хранятся в течение семи дней. При восстановлении не допускается возобновление обработки данных, которые должны быть удалены. Сроки рассмотрения отзыва или требования пользователя распространяются и на работу с резервными копиями.
Копии обращений в почте и рабочих сообщениях Оператора также подлежат удалению после утраты необходимости в них. Если обращение перешло в договор, сохраняются только сведения, необходимые для его исполнения или обязательного хранения по закону. Это не означает сохранение всей переписки без ограничения срока.
При достижении цели обработки данные уничтожаются в срок не более 30 дней, если закон или применимое договорное основание не допускает дальнейшую обработку. При отзыве согласия и отсутствии иных оснований обработка прекращается, а данные, хранение которых больше не требуется, уничтожаются не позднее 30 дней с получения отзыва.
Удаление включает прекращение использования данных, удаление записей и связанных файлов либо уничтожение носителя, когда это необходимо. Действия по удалению и уничтожению фиксируются в порядке, установленном законодательством.
8. Защита данных
Оператор ограничивает доступ к данным, использует аутентификацию и защищённое соединение HTTPS. Содержимое архива консультанта и его резервных копий хранится в зашифрованном виде. Для защиты сервиса применяются ограничения частоты запросов и технический контроль ошибок.
Меры защиты подбираются с учётом состава данных и угроз. Оператор обеспечивает конфиденциальность, проверяет обращения о нарушениях, блокирует неправомерную обработку и принимает меры по устранению её последствий в установленные законом сроки. Доступ к обращениям предоставляется только в пределах необходимой функции.
9. Права пользователя и обращения
Пользователь вправе узнать, обрабатываются ли его данные, получить сведения об основаниях, целях, сроках и привлекаемых лицах, ознакомиться со своими данными, потребовать их уточнения, блокирования или уничтожения в предусмотренных законом случаях, отозвать согласие и потребовать прекращения обработки. Действия Оператора можно обжаловать в Роскомнадзор или суд.
Для обращения напишите на info@holkins.ru. Укажите суть требования и сведения, позволяющие найти обращение: например, использованный контакт и приблизительную дату. При необходимости Оператор уточнит сведения для проверки принадлежности данных и оформления запроса по статье 14 Закона № 152-ФЗ. Избыточные документы не запрашиваются.
Информация о данных предоставляется бесплатно, как правило, в течение 10 рабочих дней со дня получения запроса. Закон допускает продление не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением. Подтверждённые неточности исправляются в течение 7 рабочих дней. По требованию о прекращении обработки применяется срок 10 рабочих дней с возможностью предусмотренного законом продления не более чем на 5 рабочих дней; исключения определяются законом.
Отзыв согласия не отменяет законность предшествующей обработки. Если часть сведений должна сохраняться на другом законном основании, Оператор сообщает об этом и ограничивает обработку соответствующей целью. При отсутствии необходимых контактов дальнейшая обратная связь по заказу может стать невозможной.
При изменении способов или целей обработки Оператор обновляет Политику и обеспечивает доступ к актуальной редакции на сайте. Новая редакция не расширяет ранее данное согласие автоматически. По всем вопросам применения Политики: info@holkins.ru.